MISIÓN Y FUNCIONES

Misión

Impulsar la transformación organizacional y tecnológica, coordinando la administración de los servicios logísticos para preservar y fortalecer la imagen institucional, bajo los principios de transparencia, equidad y eficiencia, en beneficio del Departamento y de la comunidad en General. Así mismo, propender por un personal idóneo en la Administración Departamental y proporcionar su desarrollo integral, bajo los principios de excelencia, equidad, honestidad y competitividad, cumpliendo con las normas legales como actores responsables del desarrollo y crecimiento del Departamento de Caldas.

Funciones

1. Formular un plan de mejoramiento continuado al interior de las secretarias, que permita a los integrantes y a la organización, alcanzar sus objetivos.

2. Establecer criterios de selección del recurso humano con estándares de calidad para la admisión, en lo referente a las aptitudes físicas e intelectuales, experiencia y potencial de desarrollo, teniendo en cuenta el universo de los cargos de la organización y la ley.

3. Dirigir la adopción de estrategias y técnicas capaces de promover el desempeño eficiente, eficaz y efectivo del personal vinculado a la administración departamental.

4. Diseñar las políticas, planes y programas, para identificar las demandas de servicios administrativos, tecnología y bienes, de las dependencias de la administración central.

5. Realizar las proyecciones de apropiación de recursos y programar la adquisición de bienes y servicios.

6. Establecer pautas dirigidas a consolidar la austeridad en el gasto público, al igual que agilizar los procesos administrativos en la gobernación de Caldas.

7. Expedir los instructivos necesarios para el manejo, ejecución y control de los gastos de funcionamiento del Departamento, dentro de los criterios de racionalización del gasto público que se hayan adoptado.

8. Formular las políticas institucionales que propendan por mantener actualizado el inventario de bienes muebles e inmuebles de propiedad del Departamento de Caldas.

9. Adoptar un plan para que los bienes de propiedad del Departamento estén debidamente asegurados, vigilando que la cobertura, vigencia y demás condiciones de los seguros sean los requeridos para su efectividad.

10. Dirigir la administración del Centro Documental y el Archivo General del Departamento, estableciendo mecanismos de actualización, vigilancia y acceso, e instructivos para la entrega y manejo de la documentación existente.

11. Velar por que se custodie el archivo de los documentos y títulos de propiedad, donde consten los actos de disposición de los inmuebles a cargo de la Administración Central y aquellos que registren derechos y garantías a favor del Departamento o de los cuales éste sea titular.

12. Preparar los procesos licitatorios y contractuales para la adquisición y mantenimiento de bienes, seguros y servicios y efectuar el seguimiento y control de la ejecución de los contratos que se realicen.

13. Dirigir el adecuado mantenimiento de los bienes al servicio de la administración central y el pago oportuno de los impuestos y servicios públicos, gestionando con la Secretaría de Hacienda la inclusión de los recursos presupuestales y de tesorería.

14. Formular políticas institucionales sobre el aprovechamiento y el uso racional de los servicios públicos y evaluar periódicamente su consumo, para hacer que se implementen los correctivos necesarios oportunamente.

15. Dirigir la administración del parque automotor, reglamentar su uso, velar por su buen estado y conservación, al igual que programar, controlar y optimizar el uso de los combustibles y demás aditamentos requeridos.

16. Ordenar el suministro de los elementos de consumo a todas las dependencias, conforme a la programación y a las necesidades cuantificadas y comprobadas oportunamente.

17. Dirigir la elaboración de inventarios de los bienes devolutivos entregados a quienes prestan servicios en las dependencias de la administración central y hacer que se realicen visitas periódicas, con el fin de obtener información sobre su estado, tomando como referente las entradas y salidas de las bodegas.

18. Dirigir, coordinar y administrar el sistema de correspondencia de la Administración Central y establecer los instructivos y directrices pertinentes.

19. Hacer que se prepare, en coordinación con la Secretaría de Hacienda, el anteproyecto de Presupuesto de gastos generales de la administración central ejecutarlo y proponer sus modificaciones.

20. Prever en todos los procesos planes de contingencia que aseguren la oportunidad, continuidad y calidad de los servicios a cargo de la Secretaría.

21. Dirigir la prestación de servicios de vigilancia, aseo, cafetería y mantenimiento de las instalaciones y equipos correspondientes.

22. Dirigir las políticas institucionales de la administración departamental, tendientes a implementar los sistemas de información necesarios y coordinar la implementación de los planes, programas y proyectos establecidos por el plan departamental de desarrollo, para tal fin.

23. Dirigir el sistema de quejas y reclamos, hacer un seguimiento ágil y diligente de su debida y oportuna atención y examinar las causas que originan su formulación.

24. Procurar el desarrollo de la función administrativa, dentro de los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, en la Gobernación de Caldas.

25. Formular las políticas de administración de personal en la administración central y articularlas con los Organismos y Entidades nacionales que dirigen la Administración Pública.

26. Proponer al Gobernador, la organización administrativa que debe adoptar el departamento, en sus diferentes sectores.

27. Formular y desarrollar de conformidad con la normatividad vigente y el plan de desarrollo, los planes de bienestar social y salud ocupacional de los servidores públicos del sector central de la administración departamental.

28. Diseñar políticas que permitan el desarrollo de una cultura institucional, orientada a la calidad de los servicios.

29. Efectuar convenios y alianzas estratégicas con entidades públicas y privadas para desarrollar los programas y proyectos del Departamento, sin generar gastos con cargo al presupuesto.

30. Dirigir la adopción, ejecución y evaluación de los programas de estímulos e incentivos, capacitación, bienestar social y salud ocupacional, para los servidores y exservidores públicos de la administración central, con sujeción a la ley vigente.

31. Formular y Adoptar Planes y políticas, que conlleven a la administración de los bienes y recursos pertenecientes al Fondo de Pensiones, liquidación, reconocimiento y pago de las mismas, al igual que los correspondientes a los pasivos pensionales y prestaciones sociales de los servidores y ex servidores públicos del departamento.

32. Analizar, verificar y controlar los inventarios de almacén, equipo de transporte, de cómputo, comunicaciones, maquinaria y equipos de oficina, muebles y enseres, semovientes y bienes inmuebles del departamento, su adecuado registro contable con base en las normas emitidas por la Contaduría General de la República, en el plan universal de inventarios y exigir su permanente actualización.

33. Expedir los actos administrativos en los cuales se liquiden indemnizaciones al personal de la Administración Central en primera instancia.

34. Realizar las demás funciones que le asigne la autoridad competente de acuerdo con la naturaleza del cargo.

1. Los funcionarios de la Gobernación, tienen la facultad de acceder al suministro de los insumos básicos para el desarrollo de sus actividades y la comunidad en general tienen acceso a la información sobre las compras que realiza la Entidad por modalidad de contratos sin formalidades plenas por ser compras de mínima cuantía.

2. Para acceder al servicio de suministro de insumos, el funcionario de la Gobernación debe elaborar una solicitud de necesidades dirigida al Secretario u Ordenador del gasto o directamente al grupo de compras, según sea el caso. La comunidad en general debe elevar de petición o solicitud de información a la Secretaría General.

Presentar carta de ofrecimiento de servicios adjuntando fotocopia actualizada del certificado de existencia y representación legal, y en el caso de comercialización de productos alimenticios y de aseo presentar la fotocopia del registro del INVIMA.

El Grupo de Bienes le presta servicio a la comunidad directamente a través de Subasta Pública realizada por el Martillo Banco Popular el cual se lleva a cabo de la siguiente manera:

Esta entidad le hace invitación escrita al departamento para que este participe en este evento el cual se realiza en la ciudad de Manizales; luego de esta invitación el Departamento por intermedio de esta oficina lotea todos los elementos que serán objeto de remate tales como muebles y enseres, vehículos, chatarra, repuestos, entre otros. Luego toda esta información es enviada a la persona encargada de coordinar este evento en Medellín para que efectué dos publicaciones una en el diario nacionales y otra en uno de circulación regional; pueden participar en esta Subasta publica cualquier persona; la persona interesada en este evento deberá adquirir en las oficinas del Banco Popular en la ciudad de Manizales el listado en el cual apararen todos los elementos objeto de remate en este además figura el precio base en el cual empezara la subasta.

La exhibición se llevara a cabo durante los tres (3) días anteriores a la Subasta los cuales serán enseñados a los interesados por funcionarios del Grupo de Bienes en horario de 8 ½ AM a 11 ½ AM y de 2 ½ PM a 5 ½ PM.

Luego de que la persona se interese por algún lote deberá dirigirse a las oficinas del Banco Popular para proceder a consignar el porcentaje establecido por el Martillo del precio base de los lotes interesado, seguido a esto se realiza la Subasta Publica o Pregón del Martillo en el sitio indicado por el Banco de Popular; si se adjudica algún lote deberá ir al Banco y consignar el resto del dinero.

Después de adjudicado los lotes respectivos en el acto anterior, el Banco procede a expedir las respectivas Actas de adjudicación la cual contiene nombre e identificación del adjudicatario de cada lote, valor de adjudicación y número del acta expedida.

Para la entrega de bienes tales como vehículos esta se llevara a cabo una vez el comprador presente en esta oficina el formulario de traspaso debidamente diligenciado y firmado, junto con el acta de adjudicación, esta le devolverá, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo, el formulario de traspaso debidamente firmado, además de los documentos necesarios para que el comprador adelante las gestiones correspondientes al tramite de traspaso ante las autoridades competentes. LOS VEHÍCULOS SE ENTREGARAN CONTRA LA PRESTACIÓN DE LA RESPECTIVA TARJETA DE PROPIEDAD A NOMBRE DEL ADJUDICATARIO.

Para la entrega de otros bienes muebles, deberán ser retirados en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de adjudicación; en el caso de oferta publica o de lotes en los que así se especifique, el retiro deberá cumplirse en el plazo estipulado en el pliego de condiciones o en el pactado con anterioridad a la subasta.

Para la entrega de chatarra será llevando el control en los reportes de la bascula seleccionada por la oficina para este fin. Es de anotar que si dentro de esta chatarra se encuentran vehículos o maquinaria a estos se les borrará los guarismo de identificación y se cancelarán las matriculas respectivas.

 

Cabe resaltar que todos los gastos para el retiro de los bienes, así como los gastos de traspaso o matricula del vehículos serán por cuenta del comprador.

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  • Última actualización Miércoles 11 May 2022.