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SECRETARÍA GENERAL

 

MISIÓN

 

Impulsar la transformación organizacional y tecnológica, coordinando la administración de los servicios logísticos para preservar y fortalecer la imagen institucional, bajo los principios de transparencia, equidad y eficiencia, en beneficio del Departamento y de la comunidad en general. Así mismo, propender por un personal idóneo en la Administración Departamental y proporcionar su desarrollo integral, bajo los principios de excelencia, equidad, honestidad y competitividad, cumpliendo con las normas legales como actores responsables del desarrollo y crecimiento del Departamento de Caldas.

 

OBJETIVOS

 

Son objetivos de la Secretaría General, los siguientes:

 

  1. Brindar apoyo administrativo permanente a todas las dependencias del Departamento, ofreciéndole los elementos que requieren para el desarrollo de sus correspondientes misiones y objetivos.

 

  1. Gestionar con las dependencias competentes del Departamento, la apropiación de los recursos necesarios, para atender oportunamente los requerimientos de las mismas.

 

  1. Velar permanentemente por la adopción y aplicación de criterios e instrumentos que divulguen en la Administración Departamental, la cultura del uso racional y apropiado de los recursos públicos.

 

  1. Garantizar al interior de la organización máximos niveles de rentabilidad social y transparencia en el manejo de los recursos disponibles.

 

  1. Propender administrar con personas consideradas agentes activos y proactivos.

 

  1. Aplicar los principios de alta gerencia en cuanto a la administración del talento humano, generando una gestión dinámica en el apalancamiento de los recursos, ante entidades supra departamentales necesarios para viabilizar la ejecución de todas las políticas del plan.

 

FUNCIONES

 

Son funciones de la Secretaría General, las siguientes:

 

  1. Formular un plan de mejoramiento continuado al interior de las secretarias, que permita a los integrantes y a organización, alcanzar sus objetivos.

 

  1. Establecer criterios de selección del recurso humano con estándares de calidad para la admisión, en lo referente a las aptitudes físicas e intelectuales, experiencia y potencial de desarrollo, teniendo en cuenta el universo de los cargos de la organización y la ley.

 

  1. Dirigir la adopción de estrategias y técnicas capaces de promover el desempeño eficiente, eficaz y efectivo del personal vinculado a la administración departamental.

 

  1. Diseñar las políticas, planes y programas, para identificar las demandas de servicios administrativos, tecnología y bienes, de las dependencias de la administración central.

 

  1. Realizar las proyecciones de apropiación de recursos y programar la adquisición de bienes y servicios.

 

  1. Establecer pautas dirigidas a consolidar la austeridad en el gasto público, al igual que agilizar los procesos administrativos en la gobernación de Caldas.

 

  1. Expedir los instructivos necesarios para el manejo, ejecución y control de los gastos de funcionamiento del Departamento, dentro de los criterios de racionalización del gasto público que se hayan adoptado.

 

  1. Formular las políticas institucionales que propenda por mantener actualizado el inventario de bienes muebles e inmuebles de propiedad del Departamento de Caldas.

 

  1. Adoptar un plan para que los bienes de propiedad del Departamento estén debidamente asegurados, vigilando que la cobertura, vigencia y demás condiciones de los seguros sean los requeridos para su efectividad.

 

  1. Dirigir la administración del Centro Documental y el Archivo General del Departamento, estableciendo mecanismos de actualización, vigilancia y acceso, e instructivos para la entrega y manejo de la documentación existente.

 

  1. Velar por que se custodie el archivo de los documentos y títulos de propiedad, donde consten los actos de disposición de los inmuebles a cargo de la Administración Central y aquellos que registren derechos y garantías a favor del Departamento o de los cuales éste sea titular.

 

  1. Preparar los procesos licitatorios y contractuales para la adquisición y mantenimiento de bienes, seguros y servicios y efectuar el seguimiento y control de la ejecución de los contratos que se realicen.

 

  1. Dirigir el adecuado mantenimiento de los bienes al servicio de la administración central y el pago oportuno de los impuestos y servicios públicos, gestionando con la Secretaría de Hacienda la inclusión de los recursos presupuestales y de tesorería.

 

  1. Formular políticas institucionales sobre el aprovechamiento y el uso racional de los servicios públicos y evaluar periódicamente su consumo, para hacer que se implementen los correctivos necesarios oportunamente.

 

  1. Dirigir la administración del parque automotor, reglamentar su uso, velar por su buen estado y conservación, al igual que programar, controlar y optimizar el uso de los combustibles y demás aditamentos requeridos.

 

  1. Ordenar el suministro de los elementos de consumo a todas las dependencias, conforme a la programación y a las necesidades cuantificadas y comprobadas oportunamente.

 

  1. Dirigir la elaboración de inventarios de los bienes devolutivos entregados a quienes prestan servicios en las dependencias de la administración central y hacer que se realicen visitas periódicas, con el fin de obtener información sobre su estado, tomando como referente las entradas y salidas de las bodegas.

 

  1. Dirigir, coordinar y administrar el sistema de correspondencia de la Administración Central y establecer los instructivos y directrices pertinentes.

 

  1. Hacer que se prepare, en coordinación con la Secretaría de Hacienda, el anteproyecto de Presupuesto de gastos generales de la administración central ejecutarlo y proponer sus modificaciones.

 

  1. Prever en todos los procesos planes de contingencia que aseguren la oportunidad, continuidad y calidad de los servicios a cargo de la Secretaría.

 

  1. Dirigir la prestación de servicios de vigilancia, aseo, cafetería y mantenimiento de las instalaciones y equipos correspondientes.

 

  1. Dirigir las políticas institucionales de la administración departamental, tendientes a implementar los sistemas de información necesarios y coordinar la implementación de los planes, programas y proyectos establecidos por el plan departamental de desarrollo, para tal fin.

 

  1. Dirigir el sistema de quejas y reclamos, hacer un seguimiento ágil y diligente de su debida y oportuna atención y examinar las causas que originan su formulación.

 

  1. Procurar el desarrollo de la función administrativa, dentro de los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, en la Gobernación de Caldas.

 

  1. Formular las políticas de administración de personal en la administración central y articularlas con los Organismos y Entidades nacionales que dirigen la Administración Pública.

 

  1. Proponer al Gobernador, la organización administrativa que debe adoptar el departamento, en sus diferentes sectores.

 

  1. Formular y desarrollar de conformidad con la normatividad vigente y el plan de desarrollo, los planes de bienestar social y salud ocupacional de los servidores públicos del sector central de la administración departamental.

 

  1. Diseñar políticas que permitan el desarrollo de una cultura institucional, orientada a la calidad de los servicios.

 

  1. Efectuar convenios y alianzas estratégicas con entidades públicas y privadas para desarrollar los programas y proyectos del Departamento, sin generar gastos con cargo al presupuesto.

 

  1. Dirigir la adopción, ejecución y evaluación de los programas de estímulos e incentivos, capacitación, bienestar social y salud ocupacional, para los servidores y ex servidores públicos de la administración central, con sujeción a la ley vigente.

 

  1. Formular y Adoptar Planes y políticas, que conlleven a la administración de los bienes y recursos pertenecientes al Fondo de Pensiones, liquidación, reconocimiento y pago de las mismas, al igual que los correspondientes a los pasivos pensiónales y prestaciones sociales de los servidores y ex servidores públicos del departamento.

 

  1. Analizar, verificar y controlar los inventarios de almacén, equipo de transporte, de cómputo, comunicaciones, maquinaria y equipos de oficina, muebles y enseres, semovientes y bienes inmuebles del departamento, su adecuado registro contable con base en las normas emitidas por la Contaduría General de la República, en el plan universal de inventarios y exigir su permanente actualización.

 

  1. Ordenar que se remitan al Jefe de la Dependencia competente, los expedientes relacionados con los procesos disciplinarios.

 

  1. Realizar las demás funciones que le asigne la autoridad competente y que sean acordes con la naturaleza de la dependencia.

 

 

 Gobernacion - Secretaria General

UNIDAD DE PRESTACIONES SOCIALES

 

FINALIDAD

 

Dirigir y ejecutar los procesos de prestaciones sociales y seguridad social, de los servidores públicos y pensionados de la Administración Departamental.

 

FUNCIONES

 

Son funciones de la Unidad de Prestaciones Sociales, las siguientes:

 

  1. Expedir los actos administrativos relacionados con el trámite del pasivo pensional de los Servidores Públicos de la Entidades que fueron sustituidas por el Fondo Público de Pensiones de Caldas.

 

  1. Diseñar e implementar los procedimientos técnicos y administrativos necesarios, para el oportuno reconocimiento del pasivo pensional y de Prestaciones Sociales de los servidores y ex servidores del Departamento.

  2. Tramitar los derechos de petición, acciones de tutela y demás actuaciones administrativas que se presenten como consecuencia de la liquidación y reconocimiento de Prestaciones Sociales y del pasivo pensional.

 

  1. Coordinar con otras Entidades del sector la aplicación de técnicas, procedimientos y actividades que garanticen la eficacia, eficiencia y economía en el desarrollo de las labores propias de la dependencia.

 

  1. Expedir las certificaciones dentro del ámbito de su competencia de conformidad con el archivo documental que reposa en la dependencia.

 

  1. Absolver las consultas, en coordinación con la Secretaría Jurídica, sobre los distintos aspectos relacionados con el área de competencia.

 

  1. Autenticar las copias que se deban expedir de los documentos que reposan en los expedientes existentes en el archivo de la dependencia.

 

  1. Apoyar a la Secretaría Jurídica, dentro del criterio de unidad, con el aporte de pruebas relacionadas con la gestión del Fondo de Pensiones.

 

  1. Expedir los actos administrativos de reconocimiento de factores saláriales y prestacionales de los servidores públicos y del personal retirado del sector central de la administración departamental, con excepción de la nómina de pensionados.

 

  1. Diseñar un procedimiento de información para el seguimiento del reconocimiento de las pensiones.

 

  1. Establecer procedimientos que permitan velar por la seguridad de los documentos que reposan en los expedientes.

 

  1. Elaborar y presentar los informes correspondientes a las autoridades y entidades de acuerdo con su competencia.

 

 

  1.   Las demás inherentes a su cargo que le sean asignadas por su superior inmediato.

 Gobernacion - Secretaria General

UNIDAD DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

 

FINALIDAD

 

Liderar la transformación organizacional y tecnológica facilitando la aplicación de técnicas para el diseño de estructuras flexibles y procesos normalizados y automatizados, así mismo coordinar las actividades relacionadas con los servicios logísticos e información documental. Asesorar y asistir a los organismos de la administración departamental en los estudios de funciones y perfiles de los cargos, salarios, definición de indicadores operativos; igualmente, el diseño de un sistema de calidad, basado en procesos ágiles que generen nuevas estructuras organizacionales.

 

FUNCIONES

 

Son funciones de la Unidad de Gestión del Talento Humano, las siguientes:

 

  1. Propender por conciliar y minimizar las diferencias individuales que reflejan características propias de personalidad, aspiraciones, valores, actitudes, motivaciones y aptitudes, con el cumplimiento de los objetivos comunes, esencia de la organización, convirtiendo los factores ambientales, en oportunidades y los internos en fortalezas.

 

  1. Orientar administrativamente de acuerdo a las necesidades, a toda la organización departamental, evitando que los empleados que cumplen funciones no deseadas, pongan en peligro el éxito de las tareas específicas.

 

  1. Asegurar que la estructura orgánica del Departamento y la organización interna de las dependencias y entidades, se adecuen permanentemente a las innovaciones que se presenten en la Administración Pública.

 

  1. Desarrollar programas de elaboración y actualización de la documentación y/o manuales de funciones y formalización de los procesos que se ejecutan en la Administración Departamental, asegurando su implementación, estandarización y normalización.

 

  1. Evaluar trámites y procedimientos; proponer su simplificación y la supresión de los que sean innecesarios y velar por la oportuna aplicación de los ajustes y cambios organizacionales derivados del mejoramiento de los procesos.

 

  1. Velar por la ejecución de las políticas de administración pública y de desarrollo administrativo.

 

  1. Prestar orientación a los municipios en el diseño y adecuación de su estructura, la organización de sus instituciones y el establecimiento de sus funciones y procesos.

 

  1. Orientar a las entidades descentralizadas departamentales en los estudios sobre estructura, plantas de personal, manuales de funciones y requisitos específicos.

 

  1. Elaborar los estudios de planta de personal, requisitos específicos, funciones de empleos, escalas de remuneración y nomenclatura de empleos, con respecto a la Administración Central y emitir concepto sobre las modificaciones de los mismos.

 

  1. Procurar el desarrollo de la función administrativa, dentro de los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

 

  1. Participar en la elaboración del Plan de Desarrollo Departamental en lo referente al desarrollo y bienestar del Talento Humano.

 

  1. Elaborar el Plan de Acción Anual y los correspondientes informes de avance para efectos de la evaluación de gestión y resultados.

 

  1. Velar porque el acceso de las personas al servicio del Departamento, se realice con fundamento en las disposiciones Constitucionales y legales sobre la materia y los principios que rigen la administración de personal.

 

  1. Establecer y desarrollar las políticas generales de perfeccionamiento y mejoramiento de habilidades y destrezas del Talento Humano al servicio de la Administración Central del Departamento.

 

  1. Aplicar los sistemas de información vigentes para el seguimiento y análisis del desempeño del servidor público.

 

  1. Orientar a los funcionarios responsables de la administración del Talento Humano en las entidades descentralizadas del Departamento que lo requieran, sobre las directrices que deban observar en la materia.

 

  1. Ejecutar, de conformidad con las normas legales y en coordinación con las diferentes dependencias, los programas de capacitación para potencializar el Talento Humano al servicio de la administración departamental.

 

  1. Diseñar y aplicar los instrumentos necesarios para el permanente mejoramiento del clima organizacional, en la Gobernación de Caldas.

 

  1. Elaborar propuestas de reasignación o redistribución de empleos, cuando ello resulte necesario para atender los requerimientos del servicio.

 

  1. Aprobar y administrar la nómina de los servidores públicos de la administración central departamental, con base en las normas constitucionales y legales, aplicables a cada caso.

 

  1. Planear, formular e implementar los proyectos tecnológicos que garanticen el desarrollo y modernización permanente de los procesos, en las diferentes dependencias de la Gobernación.

 

  1. Procurar por la atención a los usuarios, a fin de satisfacer sus inquietudes acerca de sus derechos y obligaciones, en materia de función pública.

 

  1. Velar por el buen desarrollo de la administración del Talento Humano en toda la organización.

 

  1. Dar aplicación al Sistema de Carrera Administrativa en el sector central de Administración Departamental, conforme a las normas vigentes.

 

  1. Establecer los procedimientos relativos a las diferentes situaciones administrativas del personal del sector central de la Gobernación.

 

  1. Dirigir y coordinar la liquidación y reconocimiento de la remuneración y las prestaciones sociales de los servidores públicos de la administración central, de conformidad con las normas vigentes.

 

  1. Apoyar a la Secretaría Jurídica, dentro del criterio de unidad, con el aporte de pruebas e información relacionada con la gestión de la Unidad del Talento Humano.

 

  1. Velar por el adecuado funcionamiento del archivo documental del área a su cargo, estableciendo mecanismos de conservación, custodia y organización.

 

  1. Propender por el respeto de los derechos y el cumplimiento de los deberes de los servidores públicos del sector central.

 

  1. Diseñar, dirigir, coordinar, ejecutar y realizar seguimiento y evaluación del Plan Anual de Capacitación de los servidores públicos del sector Central, de conformidad con las normas legales vigentes y en concordancia con el Plan de Desarrollo del Departamento.

 

  1. Diseñar, dirigir, coordinar, ejecutar y realizar seguimiento y evaluación del Plan Anual de Bienestar Social de los servidores públicos del sector central, de conformidad con las normas legales vigentes y en concordancia con el Plan de Desarrollo del Departamento.

 

  1. Coordinar y evaluar la ejecución del Plan Anual de Salud Ocupacional de los servidores públicos del sector central del Departamento, de conformidad con las normas legales vigentes y en concordancia con el Plan de Desarrollo del Departamento.

 

  1. Diseñar, proponer y adelantar alianzas estratégicas con instituciones públicas y privadas que realicen programas de capacitación, bienestar social y salud ocupacional.

 

  1. Coordinar, de conformidad con las orientaciones del Secretario de Despacho, el diseño, formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de los programas de estímulos e incentivos para los servidores públicos que laboran en el sector central del Departamento.

 

  1. Proyectar, de conformidad con las directrices del Secretario de Despacho, los actos administrativos relacionados con la ejecución de las situaciones administrativas de los servidores públicos del sector central y descentralizado, conforme a la normatividad legal vigente.

 

  1. Hacer seguimiento, actualizar y controlar la planta de personal, las situaciones administrativas y las demás novedades de los servidores públicos del sector central, de conformidad con los procedimientos establecidos y la normatividad legal vigente.

 

  1. Dirigir y coordinar la organización, recepción, clasificación, análisis, revisión e inclusión en nómina, de las novedades de personal para servidores públicos activos y retirados del sector central.

 

  1. Velar porque se efectúe en las oportunidades legales la evaluación del desempeño y asesorar y requerir a los funcionarios responsables en la aplicación de los procesos y procedimientos correspondientes.

 

  1. Elaborar el preconcepto jurídico que debe acompañar a las consultas jurídicas que se eleven a la Secretaría Jurídica.

 

  1. Autenticar las copias que se deban expedir de los documentos que reposan en las hojas de vida de los servidores públicos activos y retirados, existentes en el archivo de la Unidad de Gestión del Talento Humano.

 

  1. Apoyar a la Secretaría Jurídica, dentro del criterio de unidad, con el aporte de pruebas y de información, relacionadas con la gestión y funciones de la dependencia.

 

  1. Elaborar los estudios de definición de planta de personal, requisitos específicos, funciones de empleos, escalas de remuneración y nomenclatura de empleos con respecto a la Administración Central, de acuerdo a la normatividad vigente.

 

  1. Establecer procedimientos que garanticen la seguridad de los documentos que reposan en las hojas de vida a cargo de la Unidad.

 

  1. Aplicar los sistemas de información requeridos para el seguimiento y análisis del desempeño del servidor público, así como el sistema único de información de personal y de perfiles.

 

 

  1.    Realizar las demás funciones que le sean asignadas por autoridad competente y que estén acordes con la naturaleza de la dependencia.

 Gobernacion - Secretaria General

UNIDAD DE CONTROL DISCIPLINARIO

 

FINALIDAD

 

Ejercer la vigilancia y control jurídico a los procesos internos efectuados para el desarrollo y cumplimiento de las acciones disciplinarias, que se generen en el desempeño laboral de los funcionarios de la Administración Departamental.

 

FUNCIONES

 

Son funciones de la Unidad de Control Disciplinario, las siguientes:

  1. Dar aplicación al régimen disciplinario de conformidad con los reglamentos y la Ley.

 

  1. Avocar el conocimiento de las investigaciones disciplinarias que deban adelantarse a los servidores públicos de la Administración Central del Departamento, de conformidad con la ley y la observancia de las garantías constitucionales a la defensa y al debido proceso.

 

  1. Poner en conocimiento de los organismos de control y autoridades penales, la comisión de hechos presumiblemente punibles que surjan de un proceso disciplinario.

 

  1. Orientar a las entidades departamentales sobre la aplicación del Régimen Disciplinario y estudiar y absolver las consultas sobre los distintos asuntos de carácter jurídico sobre la aplicación del Estatuto Disciplinario.

 

  1. Participar en la formulación de los programas de capacitación y divulgación del régimen disciplinario.

 

  1. Llevar los archivos y registros de los procesos disciplinarios adelantados contra los servidores públicos de la Administración Central del Departamento, así como de aquellos cuyas sanciones compete ejecutar al Gobernador.

 

  1. Dar respuesta a las solicitudes de la Procuraduría General de la Nación y demás Organismos de Control, acerca del cumplimiento de las sanciones ejecutadas mediante acto administrativo expedido por el Gobernador.

 

  1. Rendir informes sobre el estado de los procesos disciplinarios a las autoridades competentes cuando así lo requieran.

 

  1. Las demás funciones que le asigne la autoridad competente y que estén acordes con la naturaleza de la dependencia.

 

 

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  • Última actualización Miércoles 11 May 2022.