SECRETARÍA GENERAL

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MISIÓN

 

Impulsar la transformación organizacional y tecnológica, coordinando la administración de los servicios logísticos para preservar y fortalecer la imagen institucional, bajo los principios de transparencia, equidad y eficiencia, en beneficio del Departamento y de la comunidad en general. Así mismo, propender por un personal idóneo en la Administración Departamental y proporcionar su desarrollo integral, bajo los principios de excelencia, equidad, honestidad y competitividad, cumpliendo con las normas legales como actores responsables del desarrollo y crecimiento del Departamento de Caldas.

 

OBJETIVOS

 

Son objetivos de la Secretaría General, los siguientes:

 

  1. Brindar apoyo administrativo permanente a todas las dependencias del Departamento, ofreciéndole los elementos que requieren para el desarrollo de sus correspondientes misiones y objetivos.

 

  1. Gestionar con las dependencias competentes del Departamento, la apropiación de los recursos necesarios, para atender oportunamente los requerimientos de las mismas.

 

  1. Velar permanentemente por la adopción y aplicación de criterios e instrumentos que divulguen en la Administración Departamental, la cultura del uso racional y apropiado de los recursos públicos.

 

  1. Garantizar al interior de la organización máximos niveles de rentabilidad social y transparencia en el manejo de los recursos disponibles.

 

  1. Propender administrar con personas consideradas agentes activos y proactivos.

 

  1. Aplicar los principios de alta gerencia en cuanto a la administración del talento humano, generando una gestión dinámica en el apalancamiento de los recursos, ante entidades supra departamentales necesarios para viabilizar la ejecución de todas las políticas del plan.

 

FUNCIONES

 

Son funciones de la Secretaría General, las siguientes:

 

  1. Formular un plan de mejoramiento continuado al interior de las secretarias, que permita a los integrantes y a organización, alcanzar sus objetivos.

 

  1. Establecer criterios de selección del recurso humano con estándares de calidad para la admisión, en lo referente a las aptitudes físicas e intelectuales, experiencia y potencial de desarrollo, teniendo en cuenta el universo de los cargos de la organización y la ley.

 

  1. Dirigir la adopción de estrategias y técnicas capaces de promover el desempeño eficiente, eficaz y efectivo del personal vinculado a la administración departamental.

 

  1. Diseñar las políticas, planes y programas, para identificar las demandas de servicios administrativos, tecnología y bienes, de las dependencias de la administración central.

 

  1. Realizar las proyecciones de apropiación de recursos y programar la adquisición de bienes y servicios.

 

  1. Establecer pautas dirigidas a consolidar la austeridad en el gasto público, al igual que agilizar los procesos administrativos en la gobernación de Caldas.

 

  1. Expedir los instructivos necesarios para el manejo, ejecución y control de los gastos de funcionamiento del Departamento, dentro de los criterios de racionalización del gasto público que se hayan adoptado.

 

  1. Formular las políticas institucionales que propenda por mantener actualizado el inventario de bienes muebles e inmuebles de propiedad del Departamento de Caldas.

 

  1. Adoptar un plan para que los bienes de propiedad del Departamento estén debidamente asegurados, vigilando que la cobertura, vigencia y demás condiciones de los seguros sean los requeridos para su efectividad.

 

  1. Dirigir la administración del Centro Documental y el Archivo General del Departamento, estableciendo mecanismos de actualización, vigilancia y acceso, e instructivos para la entrega y manejo de la documentación existente.

 

  1. Velar por que se custodie el archivo de los documentos y títulos de propiedad, donde consten los actos de disposición de los inmuebles a cargo de la Administración Central y aquellos que registren derechos y garantías a favor del Departamento o de los cuales éste sea titular.

 

  1. Preparar los procesos licitatorios y contractuales para la adquisición y mantenimiento de bienes, seguros y servicios y efectuar el seguimiento y control de la ejecución de los contratos que se realicen.

 

  1. Dirigir el adecuado mantenimiento de los bienes al servicio de la administración central y el pago oportuno de los impuestos y servicios públicos, gestionando con la Secretaría de Hacienda la inclusión de los recursos presupuestales y de tesorería.

 

  1. Formular políticas institucionales sobre el aprovechamiento y el uso racional de los servicios públicos y evaluar periódicamente su consumo, para hacer que se implementen los correctivos necesarios oportunamente.

 

  1. Dirigir la administración del parque automotor, reglamentar su uso, velar por su buen estado y conservación, al igual que programar, controlar y optimizar el uso de los combustibles y demás aditamentos requeridos.

 

  1. Ordenar el suministro de los elementos de consumo a todas las dependencias, conforme a la programación y a las necesidades cuantificadas y comprobadas oportunamente.

 

  1. Dirigir la elaboración de inventarios de los bienes devolutivos entregados a quienes prestan servicios en las dependencias de la administración central y hacer que se realicen visitas periódicas, con el fin de obtener información sobre su estado, tomando como referente las entradas y salidas de las bodegas.

 

  1. Dirigir, coordinar y administrar el sistema de correspondencia de la Administración Central y establecer los instructivos y directrices pertinentes.

 

  1. Hacer que se prepare, en coordinación con la Secretaría de Hacienda, el anteproyecto de Presupuesto de gastos generales de la administración central ejecutarlo y proponer sus modificaciones.

 

  1. Prever en todos los procesos planes de contingencia que aseguren la oportunidad, continuidad y calidad de los servicios a cargo de la Secretaría.

 

  1. Dirigir la prestación de servicios de vigilancia, aseo, cafetería y mantenimiento de las instalaciones y equipos correspondientes.

 

  1. Dirigir las políticas institucionales de la administración departamental, tendientes a implementar los sistemas de información necesarios y coordinar la implementación de los planes, programas y proyectos establecidos por el plan departamental de desarrollo, para tal fin.

 

  1. Dirigir el sistema de quejas y reclamos, hacer un seguimiento ágil y diligente de su debida y oportuna atención y examinar las causas que originan su formulación.

 

  1. Procurar el desarrollo de la función administrativa, dentro de los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, en la Gobernación de Caldas.

 

  1. Formular las políticas de administración de personal en la administración central y articularlas con los Organismos y Entidades nacionales que dirigen la Administración Pública.

 

  1. Proponer al Gobernador, la organización administrativa que debe adoptar el departamento, en sus diferentes sectores.

 

  1. Formular y desarrollar de conformidad con la normatividad vigente y el plan de desarrollo, los planes de bienestar social y salud ocupacional de los servidores públicos del sector central de la administración departamental.

 

  1. Diseñar políticas que permitan el desarrollo de una cultura institucional, orientada a la calidad de los servicios.

 

  1. Efectuar convenios y alianzas estratégicas con entidades públicas y privadas para desarrollar los programas y proyectos del Departamento, sin generar gastos con cargo al presupuesto.

 

  1. Dirigir la adopción, ejecución y evaluación de los programas de estímulos e incentivos, capacitación, bienestar social y salud ocupacional, para los servidores y ex servidores públicos de la administración central, con sujeción a la ley vigente.

 

  1. Formular y Adoptar Planes y políticas, que conlleven a la administración de los bienes y recursos pertenecientes al Fondo de Pensiones, liquidación, reconocimiento y pago de las mismas, al igual que los correspondientes a los pasivos pensiónales y prestaciones sociales de los servidores y ex servidores públicos del departamento.

 

  1. Analizar, verificar y controlar los inventarios de almacén, equipo de transporte, de cómputo, comunicaciones, maquinaria y equipos de oficina, muebles y enseres, semovientes y bienes inmuebles del departamento, su adecuado registro contable con base en las normas emitidas por la Contaduría General de la República, en el plan universal de inventarios y exigir su permanente actualización.

 

  1. Ordenar que se remitan al Jefe de la Dependencia competente, los expedientes relacionados con los procesos disciplinarios.

 

  1. Realizar las demás funciones que le asigne la autoridad competente y que sean acordes con la naturaleza de la dependencia.

 

 

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  • Última actualización Lunes 19 Abril 2021.