Gobierno de Caldas - Glosario

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Acciones correctivas: Mecanismo utilizado por las entidades para eliminar las causas de una situación no deseable que afectó el normal cumplimiento del quehacer institucional.

Acto Administrativo: Manifestación de la voluntad de un órgano de la administración pública, con fundamento en la normatividad, o bien de carácter discrecional pero fundado en atribuciones, susceptible de crear, con eficacia particular o general, obligaciones, facultades, o situaciones jurídicas de naturaleza administrativa. Sus modalidades son: los que crean situaciones jurídicas concretas e individuales; los que pueden ser antecedente, efecto o consecuencia de una situación jurídica y los que tienen destinatarios indeterminados.

Adquisición de Bienes y Servicios:   Cualquier modalidad de contratación, convenio, concesión o provisión de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la función de la entidad.

Alianza: Colaboración entre instituciones para alcanzar objetivos y metas comunes y acordados, por la cual se aprovechan las ventajas de cada parte y se potencia al máximo la sinergia de sus componentes.

Alta Dirección: Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una entidad.

Asignación Básica: Salario básico reglamentado, libre de cualquier otro ingreso laboral ordinario o extraordinario.

Asistencia Técnica: Expertos, consultantes, formadores, asesores, etc., contratados para transferir conocimiento y competencias, crear y reforzar las instituciones.

Atención con enfoque diferencial: La atención con enfoque es un sistema de conceptos que pretenden dar a conocer un esfuerzo transversal en la atención, entendiendo el hecho en el que ciertas personas tienen vulnerabilidades especiales en razón a su pertenencia a ciertos grupos poblacionales, que deberán ser intervenidos según sus circunstancias bajo el principio de equidad.

Atención Integral: Modelo de atención que consiste en la consolidación de la oferta de servicios que presta una entidad, en un proceso unificado.

Audiencia Pública: Mecanismo de participación, que utiliza como instrumento el diálogo social entre las autoridades y la ciudadanía, con el fin de informar y hacer seguimiento a la gestión de la función pública.

Auditoría: Es un proceso sistemático, objetivo e independiente de verificación de los procesos que permite establecer el estado actual de los procesos, mediante el uso de diferentes herramientas.

Auditoría Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.

Autoevaluación: Evaluación por parte de los responsables del diseño y la implementación de una intervención para el desarrollo.

Banco Nacional de Programas y Proyectos de Inversión (BPIN):   El Banco Nacional de Programas y Proyectos de Inversión (BPIN), consolida el registro de los programas y proyectos de inversión que solicitan recursos del Presupuesto General de la Nación. Está conformado por los componentes legales e institucionales, educación, capacitación y asistencia técnica, metodologías y sistemas de información y herramientas computacionales. Dichos componentes son coordinados por la Subdirección de Proyectos e Información para la Inversión Pública del Departamento Nacional de Planeación (DNP).

Base de Datos: Acumulación de información que se ha organizado sistemáticamente para su fácil acceso y análisis.

Calendario de Actividades: Gráfico que representa el período, la secuencia y la duración de las actividades del proyecto.

Canal Presencial: Requiere por parte del ciudadano del desplazamiento hasta la sede central de la Gobernación de Caldas.

Canal Telefónico: Aprovecha las funcionalidades de voz y texto presentes en la telefonía fija y móvil.

Canal Virtual: Potencializa las nuevas tecnologías para la comunicación dinámica con los ciudadanos, particularmente aprovechando la Internet.

Canal: Está definido como la forma por la cual se establece la comunicación entre la entidad y sus usuarios con el fin de prestar o recibir sus servicios haciendo uso de diferentes herramientas comunicativas.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): Es el documento expedido por el funcionario responsable de presupuesto o quien desempeñe estas funciones en cada entidad, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto.

Chat: Es una conversación que utiliza las ventajas comunicativas de la unión de sonido e imagen, con posibilidades de interactividad gracias a la internet.

Circular: Acto administrativo mediante el cual una autoridad administrativa competente, imparte instrucciones o reglamenta el cumplimiento de alguna norma.

Comité de Desarrollo Administrativo: Instancia de seguimiento a la ejecución de las políticas de desarrollo administrativo orientadas a fortalecer el desempeño institucional.

Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES): El Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES), es la máxima autoridad nacional de planeación y se desempeña como organismo asesor del Gobierno Nacional en todos los aspectos relacionados con el desarrollo económico y social del país.

Consejo Superior de Política Fiscal (CONFIS): El Consejo Superior de Política Fiscal (CONFIS), es un organismo adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, encargado de dirigir la política fiscal y coordinar el Sistema Presupuestal.  Está integrado por el Ministro de Hacienda y Crédito Público quien lo preside, el director del Departamento Administrativo de Planeación Nacional, el consejero económico de la Presidencia de la República o quien haga sus veces, los Viceministros de Hacienda, los directores de la Dirección General del Tesoro Nacional y Crédito Público y de impuestos y Aduanas.

Contratación Directa: Cuando se elige discrecionalmente a la persona o empresa que debe realizar una obra o prestar un servicio.

Contratista: El que toma a su cargo, la ejecución de alguna cosa.

Contrato: Es un acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer una cosa. Cada parte puede ser de una o muchas personas.

Contrato de Prestación de Servicios: Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad.

Contratos Estatales: Todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades.

Convenio de Financiación: Documento firmado por las partes asociadas tras una decisión de financiación. Incluye una descripción del programa o proyecto concreto para financiar.

Convocatoria: Acto en virtud del cual se cita o llama, por escrito personal o público anuncio, a una o varias personas, para que concurran a determinado lugar, en día y hora fijados en antemano.

Decreto: Acto administrativo mediante el cual una autoridad administrativa resuelve sobre situaciones generales y abstractas de su competencia.

Denuncia: Es el relato que un ciudadano realiza, en cumplimiento de su deber de solidaridad, para enterar a la Dirección de la existencia de hechos irregulares respecto de la actuación de uno o varios de sus servidores y/o contratistas, con el fin de activar los mecanismos de investigación y sanción correspondientes.

Derecho de petición: Es un derecho fundamental consagrado en el artículo 23 de la constitución política y lo pertinente de la Ley 1755 de 2015 que faculta a toda persona a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, ya sea por motivo de interés general o particular y a obtener pronta resolución, completa y de fondo sobre la misma. A través del derecho de petición, se puede pedir el reconocimiento de un derecho, que se resuelva una situación jurídica, que se preste un servicio, pedir información, copia de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos e imponer recursos, entre otras actuaciones, el mismo no requiere ser invocado como tal, no necesita de un abogado y es gratuito. Estos pueden ser recibidos directamente del ciudadano o en virtud de traslados realizados por otras entidades.

Descentralización: Forma de organización del Estado, donde el nivel nacional entrega la titularidad de sus funciones y recursos a otro nivel de la administración pública. La transferencia de la competencia se hace por ley orgánica. Especialmente se utiliza en la entrega de competencias a departamentos y municipios para la provisión de bienes y prestación de servicios públicos.

Desconcentración: Distribución geográfica y/o administrativa de dependencias de una entidad del nivel central fuera de su sede principal. Las titularidades de las funciones no se delegan ni se descentralizan.

Entidad del Orden Territorial: Son las entidades cuyo campo de acción es el respectivo territorio, entendido como municipio, distrito o departamento, son de creación del concejo o las asambleas departamentales.

Estados Financieros:  Los Estados Financieros son el resultado de todas las operaciones presupuestales y contables efectuadas por el Departamento, en el desarrollo normal de su objeto social.

Evaluación ex ante: Evaluación que se efectúa antes de poner en práctica una intervención para el desarrollo.

Evaluación ex post: Evaluación de una intervención para el desarrollo que se efectúa una vez que ha concluido.

Fallo:   Acto jurídico mediante el cual una autoridad judicial o administrativa, define una situación jurídica procesal, susceptible en algunas ocasiones de ser recurrido.

Forest: Sistema de Gestión Documental de la Gobernación de Caldas.

Formulario Único de Reporte de Avance a la Gestión (FURAG): El Formulario Único de Reporte de Avance a la Gestión (FURAG), es una herramienta que le permite a la función pública, recopilar información de las entidades del orden nacional y territorial, relacionada con los resultados institucionales y sectoriales frente a las políticas del desarrollo administrativo.

Función Administrativa: Conjunto de actividades y funciones que cumplen las entidades estatales en aras de satisfacer las necesidades generales de los ciudadanos de acuerdo con la Constitución y la ley.

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Gestión Pública: Actividad que desarrolla los organismos del estado y particulares que prestan una función pública a fin de satisfacer las necesidades de la ciudadanía e impulsar el desarrollo del país.

Gobierno Abierto: Dependencia que promueve y garantiza el acceso a la información para fortalecer la transparencia y la participación ciudadana en la gestión y control de lo público.

Gobierno Electrónico: Se refiere a la utilización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el uso de Internet y la red, para mejorar la eficiencia y efectividad en la entrega de servicios del sector público, facilitando el acceso del ciudadano y abaratando costos innecesarios en la realización de trámites y servicios.

Indicador: Es la representación cuantitativa (variable o relación entre variables) verificable objetivamente, que refleja la situación de un aspecto de la realidad y el estado de cumplimiento de un objetivo, actividad o producto deseado en un momento del tiempo para hacer su respectivo seguimiento y evaluación. Sirve para valorar el resultado medido y para medir el logro de objetivos de políticas, programas y proyectos.

Indicadores:   Instrumentos de medida que permite analizar la relación entre dos o más variables con el fin de determinar el avance o retroceso en el logro de un objetivo en un periodo determinado.

Índice de Gobierno Abierto (IGA): El Índice de Gobierno Abierto (IGA), es un indicador sintético que mide el cumplimiento de normas estratégicas anticorrupción de la gestión pública territorial.

Índice de Transparencia de la Entidades Públicas (ITEP): El Índice de Transparencia de la Entidades Públicas (ITEP), es una iniciativa de la sociedad civil, impulsado por la Corporación Transparencia por Colombia, que busca contribuir a la prevención de hechos de corrupción en la gestión administrativa del Estado.

Índice Departamental de Competitividad (IDC): El Índice Departamental de Competitividad (IDC), es una herramienta del Consejo Privado de Competitividad (CPC) y del Centro de Pensamiento en Estrategias Competitivas de la Universidad del Rosario (CEPEC), cuyo objetivo es medir, de manera robusta, diferentes aspectos que inciden sobre el nivel de competitividad de los departamentos.

Índice Departamental de Innovación (IDI): El Índice Departamental de Innovación (IDI), es una herramienta del DNP que pretende evaluar las capacidades y condiciones de las regiones del país en materia de innovación.

Información Pública: Información pública es toda información que generen, posean o administren los sujetos obligados, como consecuencia del ejercicio de sus facultades o atribuciones, o el cumplimiento de sus obligaciones, sin importar su origen, utilización o el medio en el que se contenga o almacene; la cual está contenida en documentos, fotografías, grabaciones, soporte magnético, digital, sonoro, visual, electrónico, informático, holográfico o en cualquier otro elemento técnico existente o que surja con posterioridad. Según lo establece la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Jalisco y sus Municipios, en su Artículo 3º, párrafo primero.

Interoperabilidad: Proceso que permite compartir o gestionar información entre uno o varios grupos, utilizando un medio con el fin de mejorar el cumplimiento de las funciones.

JEDEGER: Jefatura de Gestión del riesgo y cambio climático.

Licitación Pública: Es el procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas las más favorable.

Manual de Funciones y Competencias: Instrumento de gestión del talento humano que rige las condiciones del empleo público al interior de las entidades, en él se identifican los cargos de la planta de personal de la entidad, enmarcando sus funciones, competencias y, los requisitos exigidos para su desempeño.

Marco Fiscal de Mediano Plazo (MFMP): Herramienta de planeación del sector público, establecida por la ley 819 de 2003, mediante la cual se proyectan los ingresos y gastos a 10 años para garantizar el cumplimiento de las normas vigentes de endeudamiento, racionalización del gasto público y responsabilidad fiscal.

Metodología General Ajustada (MGA): Metodología General Ajustada (MGA), es utilizada para la formulación de los proyectos de inversión que aspiran a recibir recursos del Presupuesto General de la Nación.

Modelo Estándar de Control Interno (MECI): El modelo estándar de control interno (MECI), es una herramienta gerencial que define la estructura de control Interno en Colombia, para que las entidades puedan cumplir de manera razonable con los objetivos institucionales.

Participación Ciudadana: Constituye el derecho- obligación de la ciudadanía, de hacer parte en el control y seguimiento a la gestión y desempeño de los servidores públicos, a través de los mecanismos constitucionales y legales dispuestos para ello.

Personería Jurídica: Es la capacidad legal de representar, ser representado y adquirir derechos y obligaciones.

Petición de Documentos: Es el requerimiento que hace el (la) ciudadano(a) que incluye la expedición de copias y el desglose de documentos. Toda persona tiene derecho a acceder y a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter clasificado o reservado conforme a la Constitución Política o a la Ley o no hagan relación con la defensa o seguridad nacional.

Petición de Información: Es el requerimiento que hace un ciudadano (a) con el cual se busca indagar sobre un hecho, acto o situación administrativa que corresponde a la naturaleza y finalidad de la Entidad.

Petición de interés general: Solicitud que involucra o atañe a la generalidad, es decir, no hay individualización de todos y cada uno de los peticionarios que podrían estar involucrados, el asunto objeto de la petición no afecta de manera individual y directa al peticionario, sino que hace referencia a motivos de conveniencia general.

Plan de Acción Anual (PAA): El Plan de Acción Anual (PAA), anteriormente denominado Plan Operativo Anual (POA), fue sugerido por el MIPG como instrumento que consolida las metas, los indicadores, las actividades, fechas y responsables de la gestión en cada vigencia.

Plan de Capacitación: Instrumento que contiene los estudios técnicos que permiten identificar las necesidades de conocimiento, competencias y mejora del recurso humano de una entidad, para fortalecer capacidades y cerrar brechas de conocimiento, y lograr o cumplir objetivos institucionales.

Plan Estratégico de Tecnología, Informática y Comunicaciones (PETIC):  Documento que consolida las actividades a emprender institucionalmente en materia de tecnología, desarrollo, comunicaciones, seguridad de la información, entre otros. Está liderado por la Oficina de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Plan Institucional de Capacitación (PIC): Planeación articulada de las capacitaciones, inducciones y reinducciones que debe adelantar la Entidad para el fortalecimiento de capacidades y habilidades de los servidores públicos en beneficio de la entidad y sus grupos de valor.

Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI): Es un instrumento de planeación financiera de corto plazo, por medio del cual se elabora el presupuesto de inversión de una vigencia fiscal, en el que se relacionan, los programas y proyectos que permitan cumplir con los objetivos, políticas, estrategias y metas del Plan de Desarrollo.

Planta Global: Conjunto de empleos que se puede ubicar de acuerdo a las necesidades de la entidad o sus dependencias, no se encuentran adscritos a un despacho determinado y pueden ser reubicados en cualquier momento.

Prestación Social: Es lo que debe el empleador en dinero, especie, servicios y otros beneficios al trabajador para cubrir los riesgos o necesidades que se originan durante la relación de trabajo o con motivo de la misma.

Procedimiento: Una secuencia de pasos previamente definidos que persigan el mismo fin para facilitar la realización de un trabajo de manera más efectiva.

Proceso: La acción de realizar un conjunto de procedimientos dispuesto con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr algún resultado especifico.

Proceso de Apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.

Proceso de Evaluación:  Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

Procesos Estratégicos: Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección.

Procesos Misionales: Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.

Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC): Se define como un instrumento de administración financiera mediante el cual se verifica y aprueba el monto máximo mensual de fondos disponibles para las entidades financiadas con los recursos del Distrito.

Protocolos de atención al ciudadano: Conjunto de consideraciones, procedimientos, y/o reglas que son establecidos por la entidad para garantizar que la comunicación y/o intercambios entre la Unidad y sus ciudadanos sean consistentes y satisfactorios.

Queja: Es la manifestación verbal o escrita de insatisfacción hecha por una persona natural o jurídica o su representante con respecto a la conducta o actuar de un funcionario de la Entidad.

Racionalizar Trámites: Implementación de acciones normativas, administrativas y tecnológicas que tiendan a simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites existentes

Reclamo:  Manifestación verbal o escrita de insatisfacción hecha por una persona natural o jurídica sobre el incumplimiento o irregularidad de alguna de las características de los servicios ofrecidos por la Entidad.

Rediseño Institucional: Es el proceso de cambio de una organización para mejorar la prestación del servicio. Proceso de adecuación de las organizaciones a nuevas necesidades que impacten su objeto, su visión y sus funciones. Adecuación de nuevas circunstancias.

Rendición de Cuentas: Proceso conformado por un conjunto de normas, procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales, las entidades de la administración pública del nivel nacional y territorial y los servidores públicos informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control, a partir de la promoción del diálogo.

Riesgos: Situación no deseada que puede generar un impacto en el logro de los objetivos.

Sentencia: Acto jurídico mediante el cual una autoridad judicial o administrativa, define una situación jurídica procesal, susceptible en algunas ocasiones de ser recurrido.

Servicio En Línea: Servicio que puede ser prestado por medios electrónicos a través del portal de una entidad.

Servicio: Conjunto de actividades que buscan proporcionar valor agregado a los usuarios, al ofrecer un beneficio o satisfacer sus necesidades.

Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP): Sistema de Información de los servidores públicos, instituciones públicas y contratistas.

Sistema Integrado de Gestión (SIG):            Es la manera como se agrupan los diferentes requerimientos aplicables a la Entidad, en relación con la obligaciones, funciones, sistemas y modelos:  sistema de control interno, sistema de calidad, modelo integrado de planeación y gestión, sistema de seguridad y salud en el trabajo, sistema de seguridad de la información, ley de transparencia y acceso a la información, Ley de Archivos, sistema de seguridad de la información.

Sistema Único de Información de Trámites (SUIT): Es una herramienta tecnológica que apoya la gestión de la política de racionalización.

Sugerencia: Es un consejo o propuesta que formula un usuario o institución para el mejoramiento de los servicios de la Entidad.

Tabla de Retención Documental (TRD): Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

Trámite En Línea: Trámite que puede ser realizado por medios electrónicos a través del portal de una entidad, ya sea de manera parcial, en alguno de sus pasos o etapas, o total, hasta obtener completamente el resultado requerido. URL: Localizador Uniforme de Recursos. Denominación que representa una dirección de Internet. Uniform Resource Locator por sus siglas en inglés.

Trámite: Se busca que, a partir de las necesidades ciudadanas identificadas, se genere un contacto Estado-Ciudadano que se resuelve mediante la ejecución en la gestión de un servicio misional de la Unidad.

Transparencia y Acceso a la información Pública: Conjunto de disposiciones y actos mediante los cuales los sujetos obligados tienen el deber de poner a disposición de las personas solicitantes la información pública que poseen y dan a conocer, en su caso, el proceso y la toma de decisiones de acuerdo a su competencia, así como las acciones en el ejercicio de sus funciones.

Tutela: La acción de tutela es la garantía que ofrece la Constitución de 1991 del derecho que tienen todas las personas a la protección judicial inmediata de sus derechos fundamentales. Esto está expresado en el Articulo 86 de la Constitución: "Toda persona tendrá acción de tutela para reclamar ante los jueces, en todo momento y lugar, mediante un procedimiento preferente y sumario, por sí misma o por quien actúe a su nombre, la protección inmediata de sus derechos constitucionales fundamentales, cuando quiera que estos resulten vulnerados o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad publica".

Veeduría: Mecanismo democrático de representación que le permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre la gestión pública, respecto a las autoridades, administrativas, políticas, judiciales, electorales, legislativas y órganos de control, así como de las entidades públicas o privadas, organizaciones no gubernamentales de carácter nacional o internacional que operen en el país, encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio público

            

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  • Última actualización Jueves 05 Diciembre 2019.